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Corona geht, Homeoffice bleibt – diese Erkenntnisse darf HR nicht ignorieren

Nach und nach holen Unternehmen ihre Mitarbeiter aus dem Homeoffice zurück in die Büros. Wird alles so wie früher? Sicherlich nicht. Mitarbeiter werden flexibles, Ortsunabhängiges Arbeiten noch mehr einfordern als bisher. Welche Erkenntnisse aus der Corona-Krise kann HR nutzen, um Unternehmen fit für die neue Arbeitswelt zu machen?

Die Corona-Krise war und ist ein „Game Changer“ für die Arbeitswelt. Binnen weniger Tagen mussten Unternehmen neue Arbeitsmodelle erproben und die Zusammenarbeit verteilter Teams im Homeoffice organisieren. Unternehmen lernten: Arbeit im Homeoffice funktioniert. Es ist jedoch mehr, als die Mitarbeiter mit einem Laptop nach Hause zu schicken. Nun kehren die Mitarbeiter nach und nach in die Büros zurück. Trotzdem wird sich die Arbeits­welt verändern: Sie wird agiler, flexibler, digitaler werden. Checklisten und Expertentipps helfen HR, sich in Krisenzeiten zu strukturieren. Zudem sollte HR für die Zeit nach der Krise acht Erkennt­nisse mitnehmen.

Führung durch Vertrauen
„Mitarbeiter arbeiten nicht, wenn der Chef nicht da ist?“ – Diese Ansicht war schon immer falsch. In einem positiven, motivierenden Umfeld geben Mitarbeiter auch ohne soziale Kontrolle und ohne Mikromanagement ihr Bestes. Führungskräfte sollten daher Vertrauen schenken. Sie sollten Ziele vorgeben und einen Rahmen setzen, in dem sich Teams selbst organisieren können.

Das erfordert einen tiefgreifenden Kultur- und Bewusstseinswandel in vielen Unternehmen. HR sollte Führungskräfte dabei unterstützen, ihre neue Führungsrolle anzunehmen und auszufüllen.

Maximale Transparenz
Unternehmen sollten maximale Transparenz schaffen. Jeder Mitarbeiter sollte jederzeit und von überall aus Zugriff auf alle Informationen haben. Alle Prozesse, Entscheidungen oder Erkenntnisse sollten zentral dokumentiert werden. Es gilt die Devise: Lieber einmal zu viel als gar nicht.

Im Intranet sollten Organigramme, Verantwortlichkeiten und Kontaktdaten aller Mitarbeiter sicht­bar sein. Teammitglieder können sich gegenseitig ihre Kalender freigeben oder über einen Live-Status ihren Kollegen mitteilen, wann sie verfügbar, beschäftigt oder abwesend sind. Erst dadurch wird ortsunabhängiges Arbeiten wirklich möglich, ohne dass die Produktivität leidet und Zeit durch Informationssuche verschwendet wird.

Digitalisierung vorantreiben
Effiziente, digitale Prozesse und Tools sind ein Wettbewerbsfaktor und ein Argument im Kampf um junge Talente, die flexibel und ortsunabhängig arbeiten möchten. Unternehmen sollten sich ein Set an digitalen Lösungen schaffen und ihre Mitarbeiter im Umgang damit schulen. Dazu gehören Software, um gemeinsam an Dateien zu arbeiten sowie Projekte, Termine und Aufgaben zu verwal­ten, aber auch Chat- und Videokonferenzlösungen und E-Learning-Angebote. Ebenso wichtig ist eine Personalsoftware, über die Mitarbeiter von zu Hause aus Anträge stellen, ihre Arbeitszeiten managen oder sich krankmel­den können. Dadurch wird die Personalabteilung nicht mit zusätzlicher Verwaltungsarbeit belastet, sondern kann sich intensiv um die Bedürfnisse der Mitarbeiter kümmern.

Auf die Mitarbeiter achten
Im Homeoffice arbeiten Mitarbeiter eher mehr als weniger, weil feste Zeiten für Arbeitsbeginn, Arbeitsende und Pausen wegfallen, die Grenze zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmt. Nicht jeder kommt mit der sozialen Isolation klar.

HR und Führungskräfte müssen stets die Mitar­beiter im Blick behalten. Sie müssen zuhören, motivieren, unterstützen und praktische Hilfe anbieten. Außerdem sollten Mitarbeiter von Anfang an geschult werden, sich selbst zu organisieren, auf sich und ihre Gesundheit zu achten und besser mit stressigen Situationen klarzukommen.

Kommunikation organisieren
Im Büro ergibt sich die Kommunikation zwischen Kollegen fast von allein. Sobald einzelne Kollegen remote arbeiten oder unterwegs sind, funktioniert das nicht mehr uneingeschränkt. Gibt es keinen geregelten Informationsfluss, kann es sein, dass Teammitglieder Entscheidungen oder Projekt-Updates nicht mitbekommen.

Führungskräfte sollten regelmäßige Gelegen­heiten zum Austausch im Team schaffen, fachlich wie persönlich. Teams können sich zum Beispiel jeden Morgen zum Check-in mit einer Tasse Kaffee treffen oder jede Woche ein Planungs- oder Review-Meeting abhalten. Beim virtuellen Coworking haben Kollegen ihre Webcam aktiviert, arbeiten jedoch für sich an ihren Aufgaben. So kommt fast Büro-Feeling auf, und spontane Fragen können gleich geklärt werden.

Besprechungen müssen nicht verschoben werden, nur weil die Teilnehmer nicht vor Ort sind. Kol­legen können sich aus dem Homeoffice per Video zuschalten, oder das Meeting wird komplett als Videokonferenz geplant. Über einen internen Chat oder private Videotelefonate können Kollegen, die direkt zusammenarbeiten, in engem Kontakt blei­ben und sich laufend abstimmen.

Fester Onboarding-Prozess
Onboarding neuer Mitarbeiter funktioniert auch online: Notgedrungen organisierten in den vergan­genen Wochen Unternehmen Einführungsveranstaltungen über Video und verschickten Willkommenspakete an neue Mitarbeiter im Homeoffice.

Das wird hoffentlich eine Ausnahme bleiben. Dennoch zeigt es, wie wichtig ein standardisierter Onboarding-Prozess ist. Alle Schritte sollten klar vorgegeben, alle Materialien vorbereitet und die Zuständigkeiten festgelegt sein. Gerade in Ausnahmesituationen ist es wichtig, dass sich neue Mitarbeiter schnell integrieren und Teil des Teams werden.

Homeoffice Policy
Ganz egal, ob und wie viele Mitarbeiter bereits im Homeoffice arbeiten: Jedes Unternehmen braucht eine Homeoffice-Policy. Darin sollte geregelt sein, wer, wann, wie oft und unter welchen Voraussetzungen im Homeoffice arbeiten kann. Sie enthält Vorgaben, wie der Arbeitsplatz in der eigenen Wohnung ausgestattet sein muss, welche Technik verwendet werden soll, welche Arbeitszeiten und Verhaltensregeln gelten und wie die Zusammen­arbeit gestaltet wird. Nicht zuletzt müssen sich Arbeitgeber über Datenschutz und Datensicherheit Gedanken machen. Das wird oft vernachlässigt.

Eine Herausforderung an HR
Kaum ein Mitarbeiter möchte fünf Tage pro Woche im Homeoffice arbeiten. Persönliche Zusammen­arbeit und Kommunikation bleiben unverzichtbar. Trotzdem lässt sich voraussagen, dass in Zukunft immer mehr Angestellte erwarten, dass sie zeitweise im Homeoffice oder ortsunabhängig arbeiten dürfen, jetzt, da alle auf den Geschmack gekommen sind.

Es ist eine Herausforderung für HR, Arbeitgeber und Arbeitnehmer für diese neue Situation fit zu machen. In den vergangenen Monaten machten Unternehmen einen rasanten Lernprozess durch. Vieles, was sich bewährt hat, kann einfach fortgeführt werden; Neues lässt sich unter den aktuellen Eindrücken leichter einführen. Jetzt ist eine gute Gelegenheit, die Herausforderungen anzugehen.

Quelle:
https://www.faz-personaljournal.de/03-2020/corona-geht-homeoffice-bleibt-diese-erkenntnisse-darf-hr-nicht-ignorieren-1676/